A inizio anno, anzi a dire il vero in ogni momento dell’anno, ci si chiede come ridurre le spese. Ci sono due modi di farlo, forse tre: rinunciare a una risorsa o ridisegnare un processo oppure ripulire il processo stesso.
Ridisegnare i processi è una faccenda lunga, rinunciare alle risorse è una strada pericolosa. Ripulire i processi è invece un’operazione veloce e redditizia ma per farlo l’azienda ha bisogno di un consulente capace di spaccare il capello in quattro: puntiglioso e preciso. Un rompiballe insomma, chiamiamolo con il suo nome.
Tocca al cliente prestare attenzione
Il rompiballe sa bene che i contratti che il suo cliente ha firmato con i fornitori ICT nascondono, nove volte su dieci, importanti opportunità di extra costi, opportunità che sfuggono al normale lavoro dell’ufficio acquisti il quale si impegna nella fase iniziale, confronta i preventivi, chiede qualche sconto e poi si dedica ad altro. Le opportunità di saving invece, sono a carico del cliente che deve prestare costante attenzione a consuntivi e minutaglie che alla fine del mese fanno “peso”.
Nell’ICT i contratti, per complessi e articolati che siano, fotografano una situazione che è destinata a cambiare. Il cliente, dopo un anno o due, per forza di cose utilizzerà maggiormente alcuni dei servizi previsti dal contratto mentre non ne utilizzerà altri o vi accederà in misura inferiore al previsto.
Se consumi di meno, il fornitore tace
A questo punto però scatta quella che gli economisti chiamano una asimmetria informativa: se il cliente utilizza un servizio in misura superiore al previsto, il fornitore lo renderà subito noto al cliente e chiederà una modifica del contratto o farà scattare una sovrafatturazione magari già prevista dal contratto stesso.
Se, al contrario, un servizio è utilizzato meno del previsto, il fornitore – e lo si può capire – starà zitto. Il fatto è che il fornitore conosce benissimo il servizio che offre: è il suo core business, e lo monitora attentamente. Il cliente invece lo conosce poco, ha altre cose a cui pensare e lo guarda con meno attenzione.
Il lavoro del rompiballe
E qui entra in scena il rompiballe. Come consulente del cliente, il rompiballe prende il contratto, lo esamina attentamente, valuta i benchmark utilizzati e li confronta con il servizio realmente richiesto o con la dimensione reale della rete del cliente. Magari il contratto prevedeva il servicing di mille PC quando invece alla rete aziendale ne sono collegati solo 700. Il tutto con l’obiettivo di far scattare gli sconti previsti dal contratto stesso o di ridiscuterlo.
Pagati in base al risultato
È un lavoro che richiede una buona conoscenza della tecnologia e dei contratti così come del modo di ragionare dei fornitori (che nella maggior parte dei casi sono sempre quei 4 o 5 nomi). È un lavoro noioso “ma qualcuno deve pur farlo” come dicono nei film americani. Il rompiballe spesso è talmente sicuro del fatto suo da accettare compensi in parte legati al risultato (cioè al risparmio ottenuto) risparmio che, per una media impresa, può raggiungere le 6 cifre.
Un esperto al tuo fianco in sede di rinnovo del contratto
Il lavoro del rompiballe diventa poi utilissimo quando si tratta di discutere il rinnovo del contratto stesso. Il consulente rompiballe lavorando su più clienti, ha il polso, una visione del mercato, che il cliente, che intrattiene da anni contratti ormai fiduciari, non riesce ad avere. La tecnologia avanza e il costo di qualunque bene o servizio scende in modo radicale da un anno all’altro. Non sempre però questo minor costo è riflesso in sede di rinnovo del contratto.
Eppure il cliente avrebbe ben ragione di aspettarsi o una riduzione netta nei costi a parità di servizio o un miglior servizio. Avere al proprio fianco un rompiballe serve a far capire al fornitore che con quel cliente è meglio non scherzare.
Riccardo Montanaro CEO, e.tere@ srl